Bạn đang tìm kiếm một bản mô tả công việc hành chính nhân sự phù hợp với quy mô doanh nghiệp của mình? Việc xây dựng JD rõ ràng, chi tiết sẽ giúp bạn thu hút đúng ứng viên và tối ưu quy trình tuyển dụng.
Cùng Langmaster Careers khám phá 9+ mẫu bản mô tả công việc hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, áp dụng ngay để nâng cao hiệu quả tuyển dụng hôm nay!
1. Hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự là bộ phận đảm nhiệm hai nhóm công việc cốt lõi trong doanh nghiệp: hành chính văn phòng và quản trị nhân sự.
Nói cách khác, đây là vị trí giúp tổ chức vận hành gọn gàng mỗi ngày, đồng thời đảm bảo người lao động được quản lý đúng quy trình, hưởng quyền lợi rõ ràng và phát triển bền vững.
Tùy theo quy mô, doanh nghiệp có thể gộp chung hành chính và nhân sự trong một người hoặc một nhóm nhỏ, hoặc tách thành các vị trí chuyên trách như tuyển dụng, C&B, L&D, admin.
Dù mô hình nào, mục tiêu cuối cùng vẫn là tối ưu nguồn lực con người và tạo nền tảng vận hành ổn định cho tổ chức.
2. Phân loại vị trí hành chính nhân sự theo quy mô doanh nghiệp
Mỗi quy mô doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng biệt về nhân sự. Việc xác định đúng định biên giúp tổ chức vận hành hiệu quả và tiết kiệm tối đa nguồn lực.
2.1. Hành chính nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ (dưới 50 nhân sự)
Tại các tổ chức có quy mô dưới 50 người, bộ phận hành chính nhân sự thường hoạt động theo mô hình tinh gọn. Thông thường, một nhân sự sẽ đảm nhiệm tất cả các mảng việc khác nhau để đảm bảo bộ máy vận hành trơn tru:
- Đảm nhận vị trí đa nhiệm với các đầu việc trải dài từ quản lý văn phòng phẩm đến tuyển dụng nhân viên mới.
- Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về nhân sự như chấm công, tính lương và quản lý hồ sơ nhân viên.
- Yêu cầu cá nhân có sự linh hoạt cao cùng khả năng sắp xếp công việc khoa học để xử lý khối lượng việc đa dạng.
- Tận dụng cấu trúc tinh giản để quy trình trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và trực tiếp giữa các cấp.
2.2. Hành chính nhân sự cho doanh nghiệp vừa (50 đến 200 nhân sự)
Khi quy mô mở rộng, các mảng việc bắt đầu có sự chuyên môn hóa rõ rệt hơn để đáp ứng nhu cầu quản trị. Doanh nghiệp thường hình thành một nhóm nhân sự chuyên trách nhằm thực hiện các mục tiêu bài bản:
- Xây dựng đội ngũ nhân sự gồm từ 2 đến 4 thành viên đảm nhận các mảng chức năng riêng biệt.
- Phân tách rõ ràng các nhóm nhỏ như nhóm chuyên về tuyển dụng và nhóm phụ trách hành chính tổng hợp.
- Chú trọng thiết lập hệ thống quy định nội bộ và các tiêu chuẩn về phúc lợi, đào tạo cho người lao động.
- Tập trung kiến tạo văn hóa doanh nghiệp nhằm duy trì tính thống nhất khi số lượng lao động tăng lên đáng kể.
2.3. Hành chính nhân sự cho doanh nghiệp lớn (trên 200 nhân sự)
Đối với các tập đoàn lớn, bộ phận nhân sự được tổ chức thành các phòng ban chuyên biệt với quy trình vận hành cực kỳ chặt chẽ. Mỗi vị trí sẽ tập trung sâu vào một nghiệp vụ cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất:
- Thiết lập hệ thống phòng ban đa chức năng bao gồm Tuyển dụng, Đào tạo, C&B và Quản trị trải nghiệm nhân viên.
- Yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận dựa trên tính quy trình và sự chính xác tuyệt đối trong mọi thao tác.
- Tập trung vào việc xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp dài hạn để thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.
- Sử dụng hệ thống quản trị chuyên nghiệp để duy trì vị thế và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
XEM THÊM:
>>> [TẶNG BẠN] 7+ MẪU TIN TUYỂN DỤNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ THU HÚT NHÂN TÀI
>>> BỎ TÚI NHỮNG KỸ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG KHÔNG THỂ THIẾU KHI LÀM VIỆC
3. Cấu trúc chuẩn của bản mô tả công việc hành chính nhân sự
Một bản mô tả công việc (JD) chuyên nghiệp cần cung cấp cái nhìn toàn diện về vị trí tuyển dụng. Điều này giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp trước khi quyết định nộp hồ sơ.
Cấu trúc chuẩn thường bao gồm các thành phần cốt lõi sau đây nhằm đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp:
- Thông tin chung: Bao gồm chức danh cụ thể, bộ phận làm việc, địa điểm văn phòng và người quản lý trực tiếp của vị trí đó.
- Mục tiêu công việc: Đoạn tóm tắt ngắn gọn về giá trị và mục đích quan trọng nhất mà vị trí này đóng góp cho sự vận hành của công ty.
- Nhiệm vụ và trách nhiệm: Liệt kê chi tiết các đầu việc cần thực hiện hàng ngày liên quan đến mảng hành chính, tuyển dụng, tính lương hay lưu trữ hồ sơ.
- Yêu cầu năng lực: Các tiêu chuẩn về bằng cấp, số năm kinh nghiệm thực tế cùng các kỹ năng mềm như giao tiếp, soạn thảo văn bản hoặc giải quyết vấn đề.
- Quyền lợi và đãi ngộ: Thông tin về mức lương, thưởng, chế độ bảo hiểm và các cơ hội đào tạo phát triển bản thân tại doanh nghiệp.
Việc xây dựng cấu trúc rõ ràng giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin chính xác đến ứng viên. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự sau khi gia nhập tổ chức.
4. 9+ mẫu bản mô tả công việc hành chính nhân sự chi tiết
Việc sở hữu các mẫu JD chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng. Dưới đây là danh sách các bản mô tả chi tiết nhất cho từng vị trí cụ thể.
4.1. Bản mô tả công việc Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp
TẢI NGAY MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Vị trí nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp thường xuất hiện tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người đảm nhiệm sẽ quán xuyến hầu hết các đầu việc từ văn phòng phẩm đến các chính sách nhân sự.
Nhiệm vụ trọng tâm của vị trí này bao gồm các mảng công việc chính như sau:
- Quản trị hành chính: Tiếp nhận công văn, quản lý con dấu, mua sắm văn phòng phẩm và điều phối xe công tác hoặc các trang thiết bị dùng chung.
- Hỗ trợ tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng trên các kênh, lọc hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và thông báo kết quả cho người tham dự.
- Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ và cập nhật thông tin nhân viên, soạn thảo hợp đồng lao động cùng các quyết định nhân sự liên quan.
- Chấm công và tính lương: Theo dõi thời gian làm việc hàng ngày, tổng hợp bảng công và phối hợp cùng kế toán để thực hiện chi trả lương đúng hạn.
- Thực hiện phúc lợi: Phụ trách các thủ tục về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và tổ chức các hoạt động gắn kết như sinh nhật, lễ tết.
Để hoàn thành tốt vai trò tổng hợp này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản về năng lực:
- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành về Quản trị nhân sự, Luật, Hành chính văn phòng hoặc các ngành liên quan.
- Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ tốt và khả năng bao quát công việc hiệu quả.
- Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và các công cụ soạn thảo văn bản.
Vị trí này đòi hỏi sự tỉ mỉ và trung thực cao do thường xuyên tiếp xúc với các dữ liệu bảo mật về lương và hồ sơ cá nhân của nhân viên.
4.2. Bản mô tả công việc Chuyên viên hành chính nhân sự
Chuyên viên hành chính nhân sự là vị trí đóng vai trò nòng cốt trong việc duy trì và vận hành hệ thống nhân sự chuyên nghiệp. Họ không chỉ thực hiện các tác vụ sự vụ mà còn tập trung vào tính chuẩn chỉnh của quy trình.
Các trách nhiệm cốt lõi của vị trí chuyên viên bao gồm:
- Xây dựng quy trình: Soạn thảo và chuẩn hóa các quy định, nội quy lao động và các quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong công ty.
- Quản trị quan hệ lao động: Giải quyết các thắc mắc của nhân viên về chế độ, chính sách và đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ đúng quy định của Pháp luật.
- Kiểm soát chi phí: Lập kế hoạch và theo dõi ngân sách cho các hoạt động hành chính, đảm bảo tối ưu hóa chi phí vận hành văn phòng hàng tháng.
- Số hóa dữ liệu: Quản lý và vận hành các phần mềm quản trị nhân sự (HRM), đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật chính xác và bảo mật tuyệt đối.
- Báo cáo quản trị: Thực hiện các báo cáo định kỳ về biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc và đề xuất các giải pháp cải thiện môi trường làm việc.
Yêu cầu chuyên môn đối với vị trí Chuyên viên hành chính nhân sự:
- Có ít nhất 2 đến 3 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương với kiến thức vững vàng về Luật lao động.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy logic tốt để xử lý các tình huống phát sinh trong quan hệ nhân sự.
- Khả năng chịu được áp lực công việc cao và kỹ năng giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp.
Đây là vị trí lý tưởng cho những cá nhân mong muốn thăng tiến lên các vai trò quản lý cao cấp hơn như Trưởng phòng hoặc Giám đốc nhân sự trong tương lai.
4.3. Bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự
Trưởng phòng hành chính nhân sự là người đứng đầu bộ phận, đóng vai trò cố vấn chiến lược cho Ban Giám đốc. Vị trí này tập trung vào việc hoạch định nguồn lực và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.
Trách nhiệm trọng tâm của một Trưởng phòng bao gồm:
- Hoạch định chiến lược: Xây dựng kế hoạch nhân sự trung hạn và dài hạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Đồng thời, thiết lập định biên nhân sự tối ưu cho từng phòng ban.
- Quản trị hiệu suất: Thiết lập hệ thống đánh giá KPI và các tiêu chí đo lường hiệu quả công việc. Từ đó, đưa ra các chính sách khen thưởng hoặc điều chỉnh nhân sự kịp thời.
- Xây dựng văn hóa: Trực tiếp định hướng và lan tỏa các giá trị cốt lõi của công ty. Tổ chức các chương trình gắn kết giúp tạo dựng môi trường làm việc hạnh phúc và chuyên nghiệp.
- Quản lý ngân sách: Chịu trách nhiệm lập dự toán và kiểm soát toàn bộ chi phí liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm và các hoạt động hành chính tập đoàn.
- Đào tạo đội ngũ kế cận: Chú trọng phát triển năng lực cho các nhân viên cấp dưới. Đảm bảo bộ phận hành chính nhân sự luôn có đội ngũ kế thừa chất lượng cao.
Các tiêu chuẩn khắt khe để đảm nhiệm vị trí Trưởng phòng:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành liên quan, ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hành nghề nhân sự quốc tế hoặc thạc sĩ quản trị.
- Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm tại vị trí quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô tương đương.
- Kỹ năng lãnh đạo, tư duy chiến lược và khả năng đàm phán, thuyết phục ở mức độ xuất sắc.
Trưởng phòng hành chính nhân sự chính là "cánh tay phải" giúp lãnh đạo ổn định bộ máy nội bộ để tập trung phát triển kinh doanh.
4.4. Bản mô tả công việc Nhân viên hành chính (Admin)
Nhân viên hành chính (Admin) chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động sự vụ và quản lý cơ sở vật chất. Vị trí này giúp duy trì môi trường làm việc ngăn nắp, đầy đủ tiện nghi cho toàn bộ nhân viên.
Nhiệm vụ chính của một nhân viên hành chính bao gồm:
- Quản lý văn thư: Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát công văn, bưu phẩm đến các bộ phận. Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu pháp lý của công ty một cách khoa học.
- Mua sắm nhu yếu phẩm: Theo dõi định mức và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, nước uống, trà cà phê. Đảm bảo các nguồn lực phục vụ công việc luôn đầy đủ.
- Quản lý thiết bị văn phòng: Giám sát tình trạng hoạt động của máy in, máy photo, máy lạnh. Chủ động liên hệ đơn vị bảo trì, sửa chữa khi có sự cố phát sinh.
- Hỗ trợ hậu cần: Tổ chức công tác chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo hoặc sự kiện nội bộ. Thực hiện đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho nhân sự đi công tác.
- Giám sát vệ sinh và an ninh: Kiểm soát chất lượng dịch vụ của đội ngũ lao công, bảo vệ. Đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, an toàn và đúng quy chuẩn.
Các yêu cầu cơ bản đối với vị trí Nhân viên hành chính:
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Hành chính văn phòng, Văn thư lưu trữ hoặc Quản trị kinh doanh.
- Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng và các phần mềm soạn thảo văn bản cơ bản.
- Tác phong nhanh nhẹn, giao tiếp niềm nở và có khả năng sắp xếp công việc ưu tiên tốt.
Vị trí này đòi hỏi sự tận tâm và tính cẩn thận cao để hỗ trợ tốt nhất cho các hoạt động chung của doanh nghiệp.
XEM THÊM:
>>> SALE ADMIN LÀ GÌ? TỔNG HỢP MÔ TẢ CÔNG VIỆC SALE ADMIN CHI TIẾT
>>> CHIẾN LƯỢC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ ĐÒN BẨY GIÚP CÔNG TY TĂNG TRƯỞNG ĐỘT PHÁ
4.5. Bản mô tả công việc Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter)
Chuyên viên tuyển dụng chịu trách nhiệm thu hút và tìm kiếm nhân tài nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Vị trí này trực tiếp xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.
Nhiệm vụ trọng tâm của chuyên viên tuyển dụng bao gồm:
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Phối hợp với các trưởng bộ phận để xác định nhu cầu và tiêu chí lựa chọn nhân sự. Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể.
- Tìm kiếm ứng viên: Đăng tin tuyển dụng trên các website, mạng xã hội và các diễn đàn chuyên ngành. Chủ động khai thác nguồn ứng viên tiềm năng qua các kênh tìm đầu người.
- Sàng lọc và phỏng vấn: Tiếp nhận và phân loại hồ sơ đăng ký dự tuyển. Trực tiếp thực hiện phỏng vấn sơ loại để đánh giá thái độ và kỹ năng cơ bản của ứng viên.
- Quản lý quy trình tuyển dụng: Sắp xếp lịch phỏng vấn giữa ứng viên và quản lý chuyên môn. Theo dõi và thông báo kết quả trúng tuyển hoặc gửi thư cảm ơn đến ứng viên.
- Xây dựng thương hiệu: Tham gia các ngày hội việc làm và các hoạt động kết nối sinh viên. Phát triển nội dung thu hút trên trang tuyển dụng để gia tăng uy tín doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn đối với một chuyên viên tuyển dụng chuyên nghiệp:
- Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự hoặc tại các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng (Headhunt).
- Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục xuất sắc để thu hút các ứng viên chất lượng cao.
- Khả năng đánh giá con người nhạy bén và hiểu biết về các phương pháp phỏng vấn hiện đại.
Chuyên viên tuyển dụng thành công là người không chỉ tìm đúng người mà còn giúp ứng viên cảm thấy hào hứng với văn hóa của công ty.
4.6. Bản mô tả công việc Chuyên viên đào tạo và phát triển (L&D Specialist)
Chuyên viên L&D đóng vai trò kiến tạo lộ trình học tập và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên. Vị trí này đảm bảo nguồn nhân lực luôn đáp ứng được những thay đổi và thách thức mới của thị trường.
Nhiệm vụ trọng tâm của chuyên viên đào tạo bao gồm:
- Phân tích nhu cầu đào tạo: Khảo sát và đánh giá khoảng cách kỹ năng của nhân viên so với yêu cầu công việc. Từ đó, xác định chính xác các chương trình đào tạo cần thiết cho từng bộ phận.
- Xây dựng nội dung đào tạo: Thiết kế các bài giảng, tài liệu hướng dẫn và quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Đảm bảo nội dung học tập hấp dẫn và có tính ứng dụng thực tế cao.
- Tổ chức các khóa học: Trực tiếp đứng lớp giảng dạy các kỹ năng mềm hoặc phối hợp với các chuyên gia bên ngoài. Điều phối các buổi workshop, hội thảo chuyên đề theo kế hoạch đã đề ra.
- Đánh giá hiệu quả: Theo dõi quá trình áp dụng kiến thức sau đào tạo vào công việc thực tế. Thu thập phản hồi từ học viên để cải tiến chất lượng các chương trình huấn luyện tiếp theo.
- Quản lý ngân sách đào tạo: Lập kế hoạch và kiểm soát chi phí cho các hoạt động học tập nội bộ hoặc bên ngoài. Đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực tài chính dành cho việc phát triển con người.
Yêu cầu năng lực đối với vị trí chuyên viên L&D:
- Tốt nghiệp Đại học các ngành Sư phạm, Tâm lý học, Quản trị nguồn nhân lực hoặc các chuyên ngành có liên quan.
- Kỹ năng thuyết trình lôi cuốn và khả năng truyền cảm hứng học tập đến mọi người xung quanh.
- Tư duy đổi mới, sáng tạo trong việc áp dụng các phương pháp học tập hiện đại như E-learning hay đào tạo qua trải nghiệm.
Vị trí này đòi hỏi niềm đam mê với việc chia sẻ kiến thức và khát khao giúp đỡ người khác phát triển hoàn thiện hơn mỗi ngày.
4.7. Bản mô tả công việc Chuyên viên lương thưởng và phúc lợi (C&B Specialist)
Chuyên viên C&B chịu trách nhiệm thiết lập và vận hành hệ thống tiền lương, chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp. Vị trí này đóng vai trò quyết định trong việc duy trì sự hài lòng và lòng trung thành của nhân viên.
Nhiệm vụ trọng tâm của chuyên viên C&B bao gồm:
- Quản lý tiền lương: Thực hiện tổng hợp bảng công, tính toán các khoản phụ cấp và khấu trừ thuế để chi trả lương chính xác. Đảm bảo nhân viên nhận được thu nhập đúng hạn theo quy định.
- Thực hiện chính sách bảo hiểm: Trực tiếp làm việc với cơ quan chức năng về các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động cho nhân sự.
- Xây dựng thang bảng lương: Nghiên cứu thị trường lao động để đề xuất mức lương cạnh tranh cho từng vị trí. Thiết kế hệ thống dải lương đảm bảo tính công bằng nội bộ giữa các phòng ban.
- Quản trị phúc lợi: Triển khai các chương trình chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm sức khỏe tự nguyện hoặc các gói thưởng hiệu suất. Theo dõi định kỳ hiệu quả của các chính sách đãi ngộ hiện hành.
- Tư vấn pháp luật lao động: Cập nhật liên tục các thay đổi về Luật Lao động, Luật Thuế và Luật Bảo hiểm. Tham mưu cho lãnh đạo điều chỉnh quy trình nhằm tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn đối với một chuyên viên C&B chuyên nghiệp:
- Am hiểu sâu sắc về các quy định pháp luật liên quan đến lao động, tiền lương và thuế thu nhập cá nhân.
- Kỹ năng xử lý số liệu cực tốt và thành thạo các hàm tính toán phức tạp trên Excel hoặc phần mềm HRM.
- Tính cách cẩn thận, trung thực và có khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối về mức lương của nhân sự.
Chuyên viên C&B là người đứng sau sự ổn định của hệ thống phúc lợi, giúp nhân viên yên tâm cống hiến hết mình cho tổ chức.
XEM THÊM:
>>> C&B LÀ GÌ? VAI TRÒ VÀ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN C&B
>>> ĐÓNG BẢO HIỂM FULL LƯƠNG: QUYỀN LỢI, QUY ĐỊNH VÀ ĐIỀU CẦN BIẾT
4.8. Bản mô tả công việc HR Generalist
HR Generalist hay còn gọi là chuyên viên nhân sự tổng quát. Khác với những vị trí chuyên sâu, họ là những người "đa năng" trực tiếp tham gia vào mọi khía cạnh của vòng đời nhân viên tại công ty.
Nhiệm vụ chính của một HR Generalist bao gồm các đầu việc sau:
- Quản trị toàn diện vòng đời nhân sự: Thực hiện các thủ tục từ lúc tiếp nhận nhân viên mới, ký kết hợp đồng đến khi nhân viên nghỉ việc hoặc thăng tiến.
- Hỗ trợ thực thi chính sách: Đảm bảo các chính sách về nội quy, khen thưởng và kỷ luật được triển khai đồng nhất tại tất cả các phòng ban.
- Giải quyết quan hệ lao động: Trực tiếp lắng nghe và xử lý các mâu thuẫn hoặc khiếu nại của nhân viên. Đóng vai trò hòa giải để duy trì sự đoàn kết nội bộ.
- Thực hiện tuyển dụng và đào tạo: Phối hợp cùng các bộ phận để tìm kiếm ứng viên và tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng định kỳ theo kế hoạch chung.
- Quản lý dữ liệu nhân sự: Theo dõi và cập nhật hồ sơ cá nhân, biến động nhân sự trên hệ thống. Lập báo cáo phân tích tình hình nhân lực khi có yêu cầu.
Các yêu cầu quan trọng đối với vị trí HR Generalist:
- Kiến thức rộng và am hiểu các mảng Tuyển dụng, C&B, Đào tạo và Luật lao động.
- Khả năng thích nghi nhanh với sự thay đổi và kỹ năng quản lý thời gian cực tốt.
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc cùng tư duy hỗ trợ khách hàng nội bộ nhiệt tình.
Đây là vị trí tuyệt vời dành cho những bạn muốn có cái nhìn toàn cảnh về ngành nhân sự trước khi chọn đi sâu vào một mảng chuyên biệt.
4.9. Bản mô tả công việc HR Manager
HR Manager hay Quản lý nhân sự là người chịu trách nhiệm vận hành hệ thống quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Vị trí này không chỉ tập trung vào các thủ tục hành chính mà còn chú trọng vào việc tối ưu hóa năng suất lao động.
Các trách nhiệm trọng tâm của vị trí HR Manager bao gồm:
- Điều hành hoạt động bộ phận: Giám sát và đôn đốc các thành viên trong nhóm hoàn thành mục tiêu công việc. Phê duyệt các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và chi trả lương thưởng định kỳ.
- Xây dựng hệ thống quản trị: Thiết lập các quy trình, quy định nội bộ và hệ thống đánh giá năng lực nhân viên. Đảm bảo mọi hoạt động nhân sự đều minh bạch và công bằng.
- Tư vấn cho ban lãnh đạo: Đưa ra các đề xuất về chính sách đãi ngộ, thu hút nhân tài và giải pháp giữ chân nhân sự cốt cán. Tham mưu các vấn đề pháp lý liên quan đến quản lý con người.
- Giải quyết các vấn đề phức tạp: Trực tiếp xử lý các tranh chấp lao động khó hoặc các vấn đề kỷ luật nghiêm trọng. Đảm bảo môi trường làm việc luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật.
- Đo lường hiệu quả nguồn nhân lực: Phân tích các chỉ số nhân sự như tỷ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng và năng suất lao động. Từ đó, đưa ra các cải tiến giúp tối ưu hóa bộ máy tổ chức.
Tiêu chuẩn đối với một HR Manager chuyên nghiệp:
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự, trong đó có tối thiểu 2 năm ở vị trí quản lý hoặc giám sát.
- Am hiểu sâu sắc về Luật lao động và các xu hướng quản trị nhân sự hiện đại trên thế giới.
- Kỹ năng lãnh đạo, tư duy phản biện và khả năng quản lý xung đột xuất sắc.
Một HR Manager giỏi là người biết cách biến nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ nhất cho doanh nghiệp.
4.10. Bản mô tả công việc Thực tập sinh hành chính nhân sự
Thực tập sinh hành chính nhân sự là vị trí hỗ trợ các công việc sự vụ hằng ngày của phòng ban. Đây là bước đệm lý tưởng để các bạn trẻ làm quen với văn hóa công sở và các quy trình nghiệp vụ cơ bản.
Nhiệm vụ chính của một thực tập sinh thường bao gồm:
- Hỗ trợ công tác văn thư: Thực hiện photocopy, scan tài liệu và sắp xếp hồ sơ nhân sự theo đúng quy định. Hỗ trợ tiếp nhận điện thoại hoặc đón tiếp khách đến văn phòng.
- Phụ tá tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng theo mẫu có sẵn lên các hội nhóm. Hỗ trợ gọi điện mời ứng viên đi phỏng vấn và chuẩn bị phòng họp cho các buổi tuyển dụng.
- Cập nhật dữ liệu: Nhập thông tin nhân viên vào hệ thống quản lý hoặc các tệp theo dõi Excel. Hỗ trợ kiểm tra tính đầy đủ của các loại giấy tờ trong hồ sơ ứng viên.
- Hỗ trợ sự kiện nội bộ: Tham gia chuẩn bị hậu cần cho các buổi sinh nhật tháng, workshop hoặc các chương trình team building của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác: Làm các báo cáo đơn giản và thực hiện các công việc hành chính phát sinh theo sự hướng dẫn của quản lý trực tiếp.
Yêu cầu đối với vị trí Thực tập sinh hành chính nhân sự:
- Là sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các khối ngành Kinh tế, Luật, Quản trị nhân sự hoặc Ngoại ngữ.
- Có tinh thần cầu thị, ham học hỏi và không ngại các công việc chi tiết, tỉ mỉ.
- Sử dụng thành thạo máy tính và các công cụ Office cơ bản như Word, Excel.
Vị trí này không yêu cầu kinh nghiệm nhưng đòi hỏi sự chủ động và thái độ làm việc nghiêm túc để nhanh chóng nắm bắt công việc.
XEM THÊM:
>>> THỰC TẬP SINH NHÂN SỰ LÀ GÌ? MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ CƠ HỘI TƯƠNG LAI
>>> MẪU BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI CÔNG TY ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ CAO NHẤT
5. Kỹ năng và yêu cầu chung cho vị trí hành chính nhân sự
Ngành hành chính nhân sự đóng vai trò là xương sống của mọi doanh nghiệp. Để trở thành một nhân sự giỏi, bạn cần không ngừng trau dồi các nhóm kỹ năng quan trọng sau đây:
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Đây là yêu cầu tiên quyết vì bạn phải làm việc với con người mỗi ngày. Khả năng truyền đạt rõ ràng giúp bạn giải quyết mâu thuẫn và gắn kết nhân viên hiệu quả.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khối lượng công việc của mảng này thường rất lớn và đa dạng. Việc biết cách ưu tiên các đầu việc quan trọng giúp bạn đảm bảo tiến độ và không bỏ sót nhiệm vụ.
- Sự tỉ mỉ và cẩn trọng: Mọi sai sót trong hồ sơ hay bảng lương đều có thể gây ra những hậu quả lớn. Sự chính xác tuyệt đối giúp bạn xây dựng niềm tin với đồng nghiệp và ban lãnh đạo.
- Am hiểu pháp luật và quy định: Bạn cần nắm vững Luật lao động, Luật bảo hiểm và các thông tư mới nhất. Kiến thức này bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho công ty.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Việc thành thạo các phần mềm HRM, Excel chuyên sâu và các công cụ số hóa giúp tối ưu năng suất. Công nghệ giúp bạn quản lý dữ liệu nhân sự một cách khoa học và bảo mật.
Bên cạnh đó, sự trung thực và tính bảo mật thông tin là những phẩm chất đạo đức không thể thiếu. Người làm nhân sự nắm giữ những thông tin nhạy cảm nhất của tổ chức nên cần có sự chuyên nghiệp tuyệt đối.
6. Lưu ý khi xây dựng bản mô tả công việc Hành chính nhân sự hiệu quả
Để xây dựng một bản mô tả công việc thực sự thu hút và đúng trọng tâm, nhà tuyển dụng cần tránh cách viết máy móc. Hãy chú ý những điểm sau để tối ưu hóa quy trình sàng lọc ứng viên:
- Sử dụng ngôn ngữ cụ thể và hành động: Thay vì viết chung chung, hãy dùng các động từ mạnh như "Thiết lập", "Điều hành", "Phân tích". Điều này giúp ứng viên hình dung chính xác mức độ phức tạp của công việc.
- Định lượng các yêu cầu: Nếu vị trí yêu cầu kinh nghiệm, hãy nêu rõ số năm tối thiểu. Nếu công việc có chỉ tiêu, hãy đưa ra các con số cụ thể về tỷ lệ tuyển dụng hoặc ngân sách quản lý.
- Làm nổi bật văn hóa doanh nghiệp: Đừng chỉ liệt kê trách nhiệm, hãy lồng ghép những giá trị mà công ty đang hướng tới. Điều này giúp thu hút những ứng viên có cùng hệ giá trị và tư duy làm việc.
- Cập nhật nội dung định kỳ: Thị trường lao động luôn biến động và yêu cầu công việc cũng thay đổi theo thời gian. Hãy rà soát lại JD sau mỗi đợt tuyển dụng để đảm bảo tính thực tế và hiện đại.
- Tối ưu hóa từ khóa chuẩn SEO: Sử dụng các chức danh phổ biến mà ứng viên hay tìm kiếm trên các nền tảng tuyển dụng. Việc này giúp bản tin của bạn dễ dàng tiếp cận với nhiều đối tượng tiềm năng hơn.
Một bản mô tả công việc chỉn chu là lời khẳng định về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Đây chính là bước đầu tiên để xây dựng một đội ngũ nhân sự vững mạnh và tận tâm.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm vững mô tả công việc hành chính nhân sự. Tại Langmaster Careers, chúng tôi tìm kiếm những cộng sự cùng chung giá trị học tập trọn đời.
Dưới đây là các vị trí nhân sự trọng điểm đang chờ đón bạn:
Bên cạnh đó Langmaster Careers cũng đang tuyển dụng rất nhiều các vị trí khác như:
Tại sao bạn nên chọn Langmaster Careers?
- Văn hóa Learning Culture: Được tài trợ 100% các khóa học nội bộ về tư duy, kỹ năng và quản trị chuyên sâu.
- Môi trường chuyên nghiệp: Làm việc trực tiếp cùng các chuyên gia hàng đầu và đội ngũ Leader trẻ trung, năng động.
- Chính sách đãi ngộ Win - Win: Thu nhập xứng đáng với đóng góp, lộ trình thăng tiến rõ ràng và không giới hạn.
![HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Ở ĐÂU TỐT? [REVIEW CHI TIẾT NHẤT ĐỊNH PHẢI ĐỌC]](https://careers.langmaster.edu.vn/storage/images/2025/11/03/hoc-hanh-chinh-nhan-su-o-dau-tot-review-chi-tiet-nhat-dinh-phai-doc.webp "HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Ở ĐÂU TỐT? [REVIEW CHI TIẾT NHẤT ĐỊNH PHẢI ĐỌC]")
